Voici les différents postes nécessaires au fonctionnement du HBCSM.
Président(e) : 1 mi-temps mais qui peut être ou qui doit être partagé dans l’idéal
- Coordonner, fédérer, piloter, projeter, structurer, pérenniser le club
- Lien avec la mairie et les associations locales
- Liens avec la Fédé, la Ligue et le Comité
- Participation avec la trésorière au rdv avec mairie pour demande de subvention
- Construire avec le référent sportif le projet sportif du club
- Responsabilité hiérarchique du ou des salariés
- Elaboration de la fiche de poste du salarié
- Suivi et tutorat du salarié
- Lien avec la trésorière pour la gestion administrative et financière du salarié
- Veiller avec le référent sportif de l’organisation sportive du club
- Convocation et ordre du jour des réunions de CA
- Elaboration des dossiers de subvention
- Communication externe dont la presse
- Organiser l’assemblée générale : écriture des différents rapports avec les référents et validation du CA, Envoi des invitations, émargements
Référent(e) du championnat : 2h30 par semaine
- Elaboration et planification des matchs
- Saisie des conclusions dans gesthand en respectant les délais impartis
- Liens avec coachs et diffusion des conclusions pour donner infos heures, lieux et adresse du gymnase
- Relation autres clubs pour organisation des matchs
- Relation avec comité pour organisation championnat (report, permutation…)
- Gestion de la communication interne via affichage planning mis à jour
- Organisation des matchs à domicile, via répartition tenue FDME, Table.
- Lien avec la mairie pour enregistrement Résa Dropbox
- Rédaction et diffusion de la newsletter
- Boite aux lettres externe
- Réception des infos de la fédé ou du comité
- Tri des infos et diffusion aux personnes concernées
Référent(e)licences : travail important de septembre à décembre
- Gestion les licences
- Elaborer les documents d’inscription avec le président
- Planifier et effectuer les permanences pour les temps d’inscriptions
- Saisir les licences
- Etre en lien avec les coachs pour informer de la validation des licences
- Faire tableau récap licence et mode de paiement à la trésorière
- Faire tableau récap tous les licenciés pour Club
- Faire tableau récap par collectif à chaque coach avec numéro tel et mail
- Mettre à jour adresse mail des licenciés par collectif sur boite mail secrétariat
Secrétaire : 2h par semaine
- Administratif : affiches de matchs
- Boite aux lettres interne pour diffusion info aux licenciés
Trésorier(ière) : chaque mois 4 ou 5h plus les actions particulières (Subvention mairie, AG, Salarié)
- Enregistrement des paiements des licences en lien avec la secrétaire chargée des licences
- Gestion des comptes, des factures
- Gestion des dossiers ANCV, TOP DEPART
- Elaboration des CERFA
- Participation avec les présidents au rendez-vous avec la mairie pour demander la subvention annuelle
- Lien administratif et financier avec les partenaires privés
- Gestion des heures et paiement des salariés en lien avec le président
- Est assisté(e) d’un(e) adjoint(e) pour la saisie de la caisse (1/2h par mois)
Référent(e) sportif : 2 ou 3h par semaine plus les actions particulières (Réunions, Réseaux…)
- Elaborer avec le salarié et chaque coach un projet sportif et en définir les étapes
- Proposer des formations internes
- Informer les coachs des formations proposées par le comité ou la ligue
- Elaborer le projet sportif du club pour l’année en cours et celle à venir
- Faire l’interface entre tous les coachs pour veiller à la cohérence au sein du club
- Etre en lien avec le référent chargé du championnat
- Organiser la répartition des créneaux par collectif
- Garant du lien avec les adhérents et les parents
- Gère les réunions de rentrée avec les parents
Responsable Arbitrage : 2 ou 3h par semaine plus les actions particulières (Réunions, Suivis matchs, Réseaux…)
- Assurer la mise en place de sensibilisation à l’arbitrage
- Assurer le fonctionnement de l’école d’arbitrage
- Inscription des arbitres dans Gest hand
- Suivi des AJ en lien avec le salarié qui aura aussi cette mission
- Etre en lien avec la CDA pour la mise en œuvre du projet arbitrage au sein du club
- Etre en lien avec le comité sur cette thématique
Responsable Equipements : chaque mois 5 à 6h plus les actions particulières (Boutique…)
- Lien avec les coachs et le référent technique pour l’évaluation des besoins
- Effectue et réceptionne les commandes
- Lien avec la commission animation pour gestion des ventes de la boutique
- Lien avec équipementier pour négociation tarif
Référent(e) sponsoring et évènementiel : 2 ou 3h par semaine plus les actions particulières (Actions clubs…)
- Sponsoring : fait le suivi des recherches de partenaires privés et maintien les contacts
- Construire le dossier sponsoring
- Lien avec le président pour gestion administrative et financière des sponsors.
- Porteur de projet évènementiel
- Lien avec la commission animation pour information, mise en œuvre et organisation des évènements
- Tuteur de jeune en formation
Référent(e)facebook : chaque semaine 1 ou 2h
- Suivi de la mise à jour
Référent(e) site Internet : chaque semaine 1 ou 2h
- Intégration des éléments d’informations
- Participe à la gestion de la news letters
Référent(e) Commission animation : suivant le planning, chaque mois 7/8h plus les actions particulières (Loto, Vide grenier, Fête du club, Haloween …)
- Créer une liste de parents référents ou bénévoles
- Organisation des buvettes
- Planning
- Gestion des appros (boisson, bière, bonbons…)
- Planification et Organisation des évènements hors championnat
- Participation aux réunions Mairie liées aux évènements organisés dans la commune
- Organiser diverses actions visant à apporter des fonds propres au club (ex : boutiques, ventes diverses
Les coachs : 1 ou 2 soirs semaine plus matchs le WE et actions particulières Fête du club, Réunions, Formation…)
Afin de fluidifier le fonctionnement de tous les collectifs mais aussi avec l’objectif de libérer du temps au salarié pour un meilleur accompagnement de chacune, chacun :
Chaque coach doit avoir :
Le listing de ses joueuses/joueurs.
La copie des licences de ses joueuses/joueurs au cas où panne d’ordinateur lors des matchs officiels.
Le listing à jour des Pass Sanitaire concernant les plus de 12 ans avec copie papier au cas où.
Les coordonnées du parent référent ou aider à la prise de poste d’un d’entre eux.
Le listing des parents ayant une licence dirigeant pour les matchs à domicile (table de marque et responsable de salle) ou aider à la prise de poste de certains d’entre eux.
La gestion de la buvette (avec le parent référent).
Qui effectue la vérification des Pass sanitaire des personnes sur vos matchs à domicile.
Le souci du nettoyage des ballons de la colle (le produit est à disposition) s’ils en utilisent.
Le souci du nettoyage des maillots de la colle (le produit est à disposition) s’ils en utilisent.
Chaque coach doit savoir par réflexe « sentir » si un ou plusieurs parents peuvent s’investir au sein du club :
Coaching
Conseil d’administration
Commission d’animation
Relation avec les partenaires sponsors pour ouvrir les portes pour de nouveaux partenaires
Référent équipement
Chaque coach peut compter sur le soutien du salarié du club et des membres du conseil d’administration pour la réalisation de ces tâches.
Nous avons aussi un stock de documents pouvant aider à concevoir vos entrainements.
Nous avons aussi du matériel de prise de vue vidéo (caméscope et son pied), vidéo projecteur, tablette.